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Les points de presse en temps de pandémie

Des points de presse virtuels, c’est là où nous en sommes! Ils sont devenus le lot quasi-quotidien de l’équipe des communications.

La pandémie a apporté son lot d’adaptation et d’essais-erreurs pour l’ensemble de la population. Qui aurait pu prévoir qu’en 2020 un virus allait avoir autant d’impact sur nos vies, et ce, pendant plus d’une année entière? 

Rapidement, les médias ont interpellé le département des communications du CISSS de l’Outaouais pour en savoir davantage sur tout ce qui englobe la Covid-19: Êtes-vous prêts à soigner des patients atteints de la Covid-19? Combien de cas y a-t-il en Outaouais? Est-ce que le personnel est bien protégé contre le virus? Comment allez-vous procéder pour les dépistages? Et bien d’autres questions encore.

Les communications ont dû passer à la vitesse grand V pour répondre le plus possible à l’énorme demande. Quelques membres de l’équipe des communications du CISSS de l’Outaouais nous ont partagé leur expérience des points de presse en temps de pandémie. 


Trouver une solution rapide et efficace

Les points de presse ont pour but de fournir le plus d’informations possible aux journalistes en lien avec un sujet en particulier et leur permettre de poser des questions à un ou des porte(s)-parole désigné(s). Ils servent aussi à informer la population de la situation actuelle. 

Avant la pandémie, les médias se déplaçaient pour participer aux points de presse en présentiel. Cependant, il a fallu changer la logistique puisque le premier confinement était déjà entamé. Nous avons procédé à 67 points de presse qui pour sujet la Covid-19 depuis mars 2020! 

Tout est dans la préparation!

Avant de procéder à un point de presse, il s’agit de déterminer quel est le besoin de communication à couvrir. Ça peut être un besoin de faire le point sur la vaccination, sur le nombre d’hospitalisations, de partager des messages de santé publique, etc. Une fois que le besoin a été ciblé, un porte-parole est désigné pour porter les messages. 

Une fois le besoin identifié, Marie-Pier Després, agente d’information, prépare les lignes de presse avec les porte-paroles pour déterminer les messages, ce qu’on veut dire à la population et aux médias et procède à l’approbation au MSSS. 

« Je m’occupe de la rédaction des messages avec les porte-paroles lors d’une rencontre préparatoire pour voir s’il y a des angles que nous n’avons pas couverts. On décide aussi comment on procède pour l’ordre de présentation des messages. Ça va aussi selon ce que les médias veulent avoir comme information et mise à jour ». 

Le rôle de Marie-Pier consiste à faire la coordination du point de presse : invitation des médias, préparation, peaufinement des messages et faire le lien avec le MSSS. « Je procède aussi à l’animation du point de presse en direct. Cela assure un bon déroulement et une gestion des porte-paroles et des journalistes ». 

*La photo date du 11 mars 2020, soit avant la mise en place des mesures sanitaires qu’on connaît aujourd’hui

En moyenne, il y a entre 15 et 20 journalistes de médias différents qui se connectent aux points de presse virtuels pour saisir la chance de poser leurs questions.

« Cela nous a pris plusieurs mois d’ajustements entre ce qui, au départ se faisait en présence, et le passage en mode 100 % virtuel. Ce passage a amélioré à la fois l’efficacité des points de presse et leur qualité »

Le travail dans l’ombre

Et la technique derrière tout ça?

Faire des points de presse en direct 100 % virtuels a demandé de l’ajustement aussi au niveau technique. Il s’agissait de trouver comment diffuser de façon professionnelle une rencontre Zoom avec le son sur Facebook. « Au départ, nous avons essayé de faire les vidéos en direct avec nos cellulaires. Mais ce n’était pas une option viable étant donné la mauvaise qualité du son. Nous avons pallié ce problème en achetant du matériel tel que de bons micros et en utilisant le logiciel OBS, un logiciel de “streaming” pour avoir une meilleure fiabilité et qualité » nous explique Audrey Loyer, technicienne en communication. Nous avons ensuite expérimenté avec le logiciel OBS, que nous connaissions déjà, pour diffuser le live sur Facebook directement avec un look plus professionnel. 

Audrey technique point de presse

En tant que technicienne, le rôle d’Audrey est d’assurer que la transmission sur Facebook se fasse correctement, de procéder aux tests de son en s’arrimant avec Marie-Pier pour changer les visuels durant le point de presse et de s’assurer, lors de la présentation, de guider les porte-paroles afin qu’ils soient bien cadrés. Elle prépare aussi la publication Facebook et durant le live, elle reste en stand-by afin de s’assurer que tout se passe sans accroc au niveau technique. 

« C’est un travail dans l’ombre je dirais. Ce sont toutes des étapes qu’on ne voit pas, mais sans la technique, il n’y aurait pas de point de presse en direct. » 

Et Facebook dans tout ça?

Avant la pandémie, notre guru des réseaux sociaux n’était pas interpellée lors des points de presse. Maintenant qu’ils sont diffusés en direct sur la page du CISSS de l’Outaouais, Fanny Larochelle, agente d’information, s’occupe de la gestion des commentaires et veille à ce qu’il n’y ait aucun dérapage de ce côté.

Fanny commentaires Facebook

« Une fois que le point de presse est confirmé, je publie une « story » sur la page Facebook pour faire l’annonce aux abonnés qu’il va y avoir un point de presse cette journée-là. Mon rôle est de répondre aux commentaires qui apparaissent sur le live lorsqu’il y a des questions posées en simultané. Je dois aussi m’occuper de cacher des commentaires négatifs et non-constructifs pour garder seulement les questions pertinentes ». Une fois le direct terminé, il y a encore des questions qui sont posées puisque le vidéo est disponible en rediffusion sur la page en tout temps.

« Si suite à un point de presse nous remarquons qu’il y a beaucoup de questions similaires en lien avec un enjeu, je le soulève et le lendemain je prépare une publication à ce sujet pour y répondre. »


Voilà!
L’équipe des communications n’a plus de secrets pour vous en ce qui à trait aux points de presse en direct!

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